E numa altura em que já só se fala em digitalização e na importância da tecnologia para o crescimento económico e dos negócios, é fundamental saber que existem soluções que simplificam esta gestão e falamos, por exemplo, de Soluções para a Gestão de Arquivos Digital.

A Gestão de Arquivos representa uma preocupação por parte das empresas. O tempo usado diariamente para tratar, receber, enviar, arquivar, ou procurar documentos em suporte papel pode variar dependendo do volume de documentos com que se lida diariamente. No entanto, em média, uma pessoa pode gastar entre 30 minutos a 2 horas por dia a lidar com documentos em papel, incluindo o tempo gasto para procurar por documentos, organizar, classificar, arquivar ou digitalizar.

Esse tempo pode ser ainda maior para profissionais que trabalham com documentos em grandes volumes, como advogados, contabilistas ou profissionais de recursos humanos. Com a adoção de soluções digitais para a gestão de arquivos, o tempo gasto nessas tarefas pode ser significativamente reduzido, permitindo que as pessoas se concentrem em atividades mais produtivas e estratégicas.

É sabido que, praticamente todas as empresas têm um espaço físico reservado ao arquivo documental, cuja organização é feita manualmente. Contudo, essa gestão acarreta inúmeras vezes grandes problemas. E aqui falamos da perda de informação, da dificuldade em encontrar documentos, do risco de acesso livre a informação privilegiada, por parte de qualquer pessoa, ou do esquecimento no tratamento da informação. O que se traduz na maioria das vezes em perdas de produtividade.

Por forma a responder a alguns destes desafios, as empresas têm procurado soluções para uma gestão documental e processual automatizada. Desta forma, garantem completa segurança no acesso e tratamento da informação, facilidade no acesso aos documentos, maior eficácia e eficiência na gestão de processos e por conseguinte aumentam a produtividade e reduzem a margem de erro.

A digitalização de documentos assegura que toda a informação do papel é passada para ficheiros informatizados, desta forma é possível,não só, reduzir o espaço físico de armazenamento como preservar os documentos.

MAS O QUE É, AFINAL, A GESTÃO DE ARQUIVOS?
A Gestão de Arquivos ganhou maior notoriedade com a crescente necessidade das empresas desmaterializarem processos e agilizarem métodos de trabalho. E com o principal objetivo de facilitar e aumentar a rapidez no acesso à documentação, de rastrear os ficheiros ou de guardar a informação num único local, libertando espaço físico, o arquivo digital é um serviço que garante ganhos de produtividade e agrega mais valor para o negócio. Mas como funciona o arquivamento digital?

De forma simplificada, a Gestão de Arquivos armazena informação num único local e facilita uma gestão e partilha estruturada dessa informação pelos intervenientes. Uma vez armazenados numa Solução de Arquivo Digital, como o iPortalDoc, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil. Além disso, com o Arquivo Digital, além de saber sempre onde estão guardados os documentos, existe uma redução dos custos associados em material de escritório, poupando em papel, espaço físico e impressão.

VANTAGENS DA GESTÃO DE ARQUIVOS

DESMATERIALIZAÇÃO DOCUMENTAL
A desmaterialização é das vantagens mais evidentes deste sistema. Quando uma empresa decide implementar um sistema para a gestão de arquivos garante que toda a documentação que se encontra em formato físico é digitalizada e classificada segundo os critérios por vós definidos. Ou seja, é possível fazer a classificação por documentos contabilísticos, financeiros, de Recursos Humanos, entre outros.

MAIOR EFICÁCIA NA GESTÃO DE PROCESSOS
Com a implementação de um sistema de gestão de arquivos a informação fica devidamente estruturada e organizada e como tal, existe uma maior rapidez no acesso a essa mesma informação, logo os colaboradores ficam muito mais libertos para tarefas de maior impacto para a organização.

MAIOR SEGURANÇA NO ACESSO À INFORMAÇÃO
Quando a informação se encontra desorganizada, sem estrutura, existe uma maior probabilidade de perda ou extravio dos documentos. Uma Solução para a Gestão de Arquivos, além de garantir a total segurança da informação, permite manter os documentos devidamente organizados e estruturados por processo.

Para uma utilização mais eficiente da Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc preparamos um conjunto de pequenos vídeos que o vão ajudar a explorar algumas funcionalidades.

Siga as IPBRICK.Dicas 👉 https://bit.ly/40YgTih

- Alterar a Informação de um Documento

- Associar Documentos

- Atribuir Ações de um Utilizador Antigo a um Novo Utilizador

- Atualizar Revisão de um Documento – WebOffice

- Atualizar Revisão de um Documentos

- Criar Atalho

- Criar Grupos

- Encaminhar Documentos com Ação Pendente

- Encaminhar Documentos para o exterior

- Encaminhar Múltiplos Documentos

- Guardar Pesquisa

- Inserir Documentos

- Inserir Documentos via Drag and Drop

- Ligar Documentos

- Marcar Documentos

- Mover Documentos

Siga-nos para mais IPBRICK.Dicas.

Automatização dos processos de atendimento por voz e chat com recurso a técnicas de Inteligência Artificial (IA).

Assistir ao vídeo: https://lnkd.in/dfWAuRQ9

A versão 7.1 do iPortalDoc trará consigo muitas novidades. Desta vez, falamos da possibilidade de construir processos, para áreas específicas, com recurso ao Low Code.

Ler artigo completo https://bit.ly/3OBHqun

De uma forma simples, BPMN significa Business Process Management Notation (Notação de Modelagem de Processos de Negócio) e trata-se de uma representação gráfica feita a partir de ícones que simbolizam o fluxo de um processo. Ou seja, a partir dessa notação gráfica, feita a partir de uma ferramenta BPMN 2.0, é possível fazer o mapeamento dos processos onde cada ícone representa uma etapa/tarefa.
A utilização de uma ferramenta BPMN 2.0 é uma estratégia interessante para quem procura otimizar os seus processos de negócio e visualizá-los através de uma representação gráfica simples.

Para saber mais: https://www.iportaldoc.pt/pt-pt/ferramenta-bpmn-2-0

O OCR integrado no iPortalDoc extrai a informação do Código QR, de documentos de faturação, e utiliza-a para classificar e introduzir automaticamente esses documentos na Gestão Documental e de Processos.

O início do ano marcou a obrigatoriedade da implementação de faturas, e outros documentos fiscalmente relevantes, com Código QR. Dando-se, assim, mais um passo na transformação digital de um campo tão complexo como o fiscal.

O OCR do iPortalDoc extrai os dados do Código QR, como o NIF (emitente e requerente), tipo de documento, data, base tributável, taxas de IVA, etc. Estes metadados são depois utilizados para classificar e introduzir automaticamente o documento na Solução.

Desta forma, o iPortalDoc não só assegura que as empresas cumprem as regras relativas à faturação mas também o arquivo e classificação de documentos em formato eletrónico. O iPortalDoc, permite ainda, de forma desmaterializada e centralizada, gerir estes processos financeiros que envolvem a associação de documentos e a respetiva aprovação e envio.

A integração do iPortalDoc com ERP, via webservices, permite que o lançamento das faturas no ERP seja automático.

Sistema integrado, e orientado à satisfação do cliente para recolha, registo e tratamento de informação através da automação de fluxos de trabalho.

Disponível 24 horas por dia 7 dias por semana, aumenta a satisfação do cliente e a eficiência operacional com a redução da margem de erro e do tempo de espera e resposta.

Um Sistema Unificado de Comunicações para a Automação de Processos Hospitalares baseado em tecnologia IPBRICK integra diferentes plataformas/sistemas com a capacidade de executar tarefas e operações em bases de dados, sistemas empresariais, sites, etc. O sistema garante assim a convergência de toda a informação inclusive a proveniente dos diferentes canais/meios (chamadas, e-mails, etc), numa interface central principal (BPMS, iPortalDoc).

Unificação das Comunicações, porquê?

Quando não existe um Sistema Unificado de Comunicações para a Automação de Processos, a informação que chega através de determinado meio, como uma chamada, por exemplo, será tipicamente respondida com uma outra chamada, num processo manual e muitas vezes moroso. Ainda que possam ser utilizados outros meios, na maioria das vezes, essa troca de informação, não funciona de forma integrada e por isso fica dispersa em diferentes sistemas. Dificultando o processo de consulta e tratamento dessa mesma informação., o que torna os processos operacionais longos e morosos e gera, inúmeras vezes, a insatisfação do cliente.

Na prática, como funciona?

Um cliente liga para um serviço hospitalar para obter, por exemplo, uma informação relativa ao resultado de um exame. Essa chamada é atendida por um Assistente Virtual (VoiceBot), que está devidamente capacitado para recolher toda a informação fornecida pelo cliente, interpretar e tratar essa mesma informação e dar-lhe uma resposta imediata.

Além da agilidade com que o Assistente Virtual responde ao cliente, que rapidamente viu a sua questão resolvida, a gravação da chamada, que deu origem ao pedido do cliente é registada no BPMS onde o pedido vai ser posteriormente encaminhado para o respetivo departamento para ser tratado. Esta troca de informação fica devidamente registada e associada ao Processo.

Depois de tratado o pedido, graças a esta Solução, é ainda possível despoletar, recolher e armazenar informação de um inquérito de satisfação.

A Águas do Norte, com um projeto inovador onde utiliza tecnologia IPBRICK, foi o grande vencedor do Prémio Abertura 2021, que foi entregue durante o Open Source Lisbon.

O projeto a concurso “AdN4.0+, Aumento da eficiência dos serviços através da reengenharia e desmaterialização de processos”, destacou-se, entre várias candidaturas, pela adoção de tecnologias Open Source IPBRICK, em parceria com a DECUNIFY, SA.

Este prémio anual é entregue pela #ESOP (A Associação de Empresas de Software Open Source Portuguesas), às entidades que se evidenciaram pela utilização e adoção de tecnologias Open Source, ou que contribuíram para a sua divulgação e dinamização.

https://www.esop.pt/destaque/o-premio-abertura-2021-destaca-transformacao-digital

O projeto a concurso “AdN4.0+, Aumento da eficiência dos serviços através da reengenharia e desmaterialização de processos”, “destacou-se pela adoção de tecnologias Open Source do fabricante IPBRICK, em parceria com a Decunify.

A Águas do Norte, através da adoção das soluções IPBRICK, tem vindo a desenvolver e disponibilizar serviços digitais, contribuindo, desse modo, para a desburocratização e gestão eficiente de documentos e processos.

Este prémio anual é entregue pela ESOP (A Associação de Empresas de Software Open Source Portuguesas), às entidades que se evidenciaram pela utilização e adoção de tecnologias Open Source, ou que contribuíram para a sua divulgação e dinamização.

O vencedor será publicamente anunciado no decorrer do evento Open Source Lisbon, que acontece online – https://www.opensourcelisbon.com – nos dias 17 e 18 de junho.

Ler mais: tinyurl.com/35r4hjft

Há 21 anos a reiventar-se no desenvolvimento de soluções para as Comunicações Empresariais.

Hoje a IPBRICK celebra mais um aniversário. Depois de o último ano ter sido tão desafiante para todos, neste novo ano, em que a IPBRICK celebra 21 anos, acreditamos ter vários motivos para agradecer e celebrar.

Agradecer-lhe a si, aos nossos parceiros e clientes que continuam a apostar na IPBRICK e a fazer desta marca uma referência mundial na área das Comunicações Empresariais.

Celebrar porque, depois de um ano de grandes desafios, e de muito trabalho, daqui a menos de um mês irá ser lançada a tão aguardada versão 7.0 da IPBRICK e do iPortalDoc, e ainda a versão 3.0 do Digital Workspace, o IPBRICK.CAFE.

Estamos convictos de que, estas novas versões serão um marco na utilização de Soluções baseadas em Open Source para as Comunicações Empresariais.

Obrigada por se manter desse lado e por todos os dias nos dar razões para continuarmos esta caminhada.

A nova versão da IPBRICK e do iPortalDoc pretende marcar uma nova era nas Comunicações Empresariais.

Começou a contagem decrescente, 1 de junho foi o dia escolhido para o lançamento oficial da versão 7.0 do IPBRICK OS e da Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc. 

Mas há mais novidades. No mesmo dia será também lançada a versão 3.0 do Digital Workspace, o IPBRICK.CAFE, com um novo design e mais ferramentas para simplificar a comunicação e a troca de informação entre as empresas e os colaboradores. 

Estes lançamentos trazem consigo muitas mudanças que terão certamente um enorme impacto nas Comunicações Empresariais.

O IPBRICK OS tem agora uma novo interface de gestão simplificada e mais recursos disponíveis. Outra das grandes novidades está no facto de, nesta nova versão, encontrar uma solução de Voicebot e Chatbot. O assistente virtual da IPBRRICK promete ajudar as empresas/organizações a otimizar o fluxo de chamadas com recurso a técnicas de inteligência artificial. 

Quanto à versão 7.0 do iPortalDoc já fomos revelando que as mudanças são muitas, mas a mais evidente está no redesign da solução que vai mudar a forma como vê a Gestão Documental e de Processos, conferindo-lhe uma maior simplicidade de navegação. 

O melhor mesmo é manter-se atento, dia 1 de junho as soluções IPBRICK vão mudar!

Faça as suas comunicações de ausência de forma desmaterializada através do Sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc.

Um grande número de colaboradores continua em teletrabalho mas a comunicação de ausências seja por motivos de saúde, consultas médicas, acompanhamento dos filhos, ou outras questões que motivem uma ausência durante o período laboral, devem continuar a ser comunicadas à entidade patronal.

Com o iPortalDoc o processo para a Comunicação de Ausência é simples e completamente desmaterializado. Sempre que um colaborador precisa ausentar-se do local onde se encontra a trabalhar deve preencher o formulário do iPortalDoc, disponível na pasta Comunicação de Ausências. Posteriormente associar-lhe a justificação. O responsável pela gestão dos Recursos Humanos, ou a pessoa responsável pelo tratamento, é notificado via iPortalDoc quer da ausência quer da justificação da ausência.

A comunicação feita via iPortalDoc garante que a informação está centralizada, é de fácil consulta e gestão por parte dos Recursos Humanos.

Se ficou curioso quanto ao processo para a Comunicação de Ausências assista ao vídeo e peça-nos uma conta de teste para o experimentar no cenário de demonstração disponível em cafe.ucoip.pt.

As empresas têm percebido, ao longos dos anos, que o recurso à tecnologia é cada vez mais importante para que a execução de determinadas tarefas/processos decorra sem contratempos.

Mas, qual será o ponto de viragem para que as empresas sintam necessidade de recorrer ao uso da tecnologia para as ajudar na automatização de processos de trabalho?

Leia aqui o artigo completo: https://www.iportaldoc.pt/automatizacao-de-processos-o-que-e-e-quais-os-beneficios

O iPortalDoc Starter Edition é a oportunidade por que muitas empresas esperavam para ter uma solução de Gestão Documental e de Processos e darem também elas início à sua Transformação Digital.

Trata-se de uma versão compacta da Solução de Gestão Documental, o iPortalDoc, que disponibiliza na sua base os processos de trabalho mais utilizados no dia a dia das organizações, entre eles: Correspondência, Comercial, Financeiro, Recursos Humanos, Jurídico ou Arquivo Digital. O objetivo é dar às empresas mais pequenas a oportunidade de também elas poderem usufruir das funcionalidades e vantagens de uma solução de Gestão Documental e de Processos. Além disso, ao fim de cinco anos estas empresas podem evoluir a solução para a versão Enterprise sem qualquer custo adicional. Uma vantagem única para que estas organizações possam crescer e se adaptem à solução.

O iPortalDoc Starter Edition vai permitir uniformizar e automatizar os processos de trabalho, assegurando que as tarefas passam de pessoa para pessoa de acordo com a hierarquia pré-definida no processo, não havendo por isso, margem para desvios. O que acaba por contribuir, não só, para a qualidade dos serviços prestados bem como para aumento da própria produtividade nas empresas.

Não perca esta oportunidade de transformar os seus processos de trabalho com o iPortalDoc Starter Edition. Uma versão compacta da Solução de Gestão Documental que vai marcar a diferença na gestão dos processos empresariais.

Grande parte da comunicação que entra e sai das organizações ainda é feita via email. Mas quantos emails já deixou de tratar, em tempo útil, pela dificuldade que é gerir o fluxo da informação que recebe diariamente?

O email corporativo é ainda um dos instrumentos de comunicação mais utilizados. Contudo, esta dependência do email seja para enviar ou receber documentos ou transmitir informações estratégicas sobre os negócios, pode traduzir-se em processos e tarefas demorados. Além disso, o stress causado pelo excesso de emails pode mesmo causar problemas de rendimento e desinformação.

Como forma de otimizar a gestão dos emails corporativos, a IPBRICK desenvolveu uma solução que permite às empresas ter total independência no acesso e gestão dos emails e respetivos processos a que dizem respeito, colocando um ponto final na informação disperda por várias pessoas e diferentes caixas de correio eletrónico.

Trata-se de uma solução de Arquivo de Email, integrada na Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, que permite assegurar uma gestão eficiente de todo o Correio Eltrónico. Aqui pode consultar todo o histórico de emails trocados, sem ter que perder tempo com pesquisas exaustivas, consultar os emails respondidos ou a aguardar resposta. A integração com o iPortalDoc permite também associar emails a documentos/processos ou iniciá-los pelo envio de um email diretamente para um workflow, por exemplo: faturas@empresa.pt, dando assim início ao processo de forma automatizada.

A LexGo, parceiro IPBRICK, vai organizar um evento digital para os seus clientes e parceiros sobre as Soluções IPBRICK para as Comunicações Empresariais. O evento, que vai decorrer nesta plataforma de demonstração, tem lugar na próxima quinta-feira, dia 11 de março, às 15h.

Um bom exemplo de que a plataforma de demonstração das soluções IPBRICK pode ser utilizada ao serviço dos nossos parceiros, como "veículo" de comunicação com os seus também parceiros e clientes.

Com o iPortalDoc pode simplificar a gestão de todo o processo de marcação e aprovação das férias dos colaboradores.

A marcação e consequente gestão das férias dos colaboradores revela-se muitas vezes um enorme desafio para as empresas. Com o objetivo de disponibilizar a solução mais eficiente para as auxiliar na gestão destes períodos, está disponível no iPortalDoc o processo de Recursos Humanos - Férias.

Para a marcação de férias apenas é necessário que cada colaborador preencha o formulário disponível no Gestor Documental, iPortalDoc, selecionando os dias pretendidos, e encaminhando posteriormente o documento para aprovação superior. O responsável pela aprovação é notificado de que tem uma ação para aprovar as férias. Nesta fase o responsável ou as aprova ou notifica o colaborador da necessidade de efetuar alterações ao documento. Todo o processo decorre via iPortalDoc e o histórico da informação trocada fica disponível para consulta. 

É também possível cruzar informação dos dias de férias já agendados no mapa geral de férias dos colaboradores, sabendo exatamente os dias que cada colaborador já tem aprovados e os que ainda se encontram por aprovar.

O IPBRICK.CAFE, a Rede Social Corporativa da IPBRICK vai mudar. A mudança chega com a versão 3.0 que será lançada nas próximas semanas.

Um novo design e mais ferramentas para simplificar a comunicação e a troca de informação entre as empresas e os colaboradores, são algumas das novidades que vai encontrar na versão 3.0 do IPBRICK.CAFE.

Hoje vamos falar-lhe de uma das novas funcionalidades, os "Canais".

Menos emails e mais colaboração em tempo real é um dos grandes pressupostos da nova funcionalidade "Canais", cujo objetivo é centralizar a troca de informação sobre determinado tema, tornado a comunicação entre equipas mais ágil.

Os Canais são uma área da aplicação que pode ser organizada por tema, projeto, equipa ou por qualquer outro assunto que seja do interesse da empresa.

O ponto de partida para a comunicação entre os participantes é o feed do Canal, onde podem partilhar documentos e trabalhar diretamente sobre eles, trocar mensagens de chat ou fazer uma videoconferência. A informação trocada/partilhada dentro de cada Canal está sempre disponível para consulta dos participantes.

A capacidade de comunicar de forma centralizada e de reforçar a colaboração entre equipas de trabalho, torna-se fundamental para que as empresas se mantenham ativas no mercado, sobretudo numa altura em que tudo se torna cada vez mais digital. Ter acesso fácil à informação e às ferramentas de trabalho a partir de uma única aplicação é meio caminho andado para que todos estejam alinhados acerca das suas tarefas e de como as executar, evitando deixar para depois questões que podem ser resolvidas em tempo real.

A versão 7.0 do iPortalDoc será lançada nas próximas semanas e hoje desvendamos-lhe algumas novidades.

Se está curioso quanto ao lançamento desta nova versão do Gestor Documental e de Processos, iPortalDoc, podemos já dizer-lhe que as mudanças são muitas, mas a mais evidente está no redesign da solução. Se está familiarizado com o iPortalDoc vai surpreender-se com esta nova versão. Com uma interface totalmente renovada e uma nova organização das diferentes áreas, o iPortalDoc está mais intuitivo e fácil de navegar.

Top #5 das principais novidades da versão 7.0 do iPortalDoc:

1# Possibilidade de o utilizador ativar o dark/light mode
Permite ao utilizar ter total liberdade para selecionar a vista com que pretende trabalhar na solução.

2# Navegabilidade por separador 
Tendo em conta a pasta da hierarquia documental selecionada, é possível navegar entre separadores. Ou seja, é possível ter abertas várias pastas da hierarquia por separador e navegar entre eles. 

3# Permissões por Grupo
Até então, o acesso à informação no iPortalDoc era gerida por permissões atríbuidas individualmente a cada utilizador. A partir da versão 7.0, passa também a ser possível atribuir permissões idênticas a grupos de utilizadores.

4# Ações pendentes e pesquisa
A janela de ações pendentes e da pesquisa passa agora a abrir num novo separador. Será possível "guardar" pesquisas previamente definidas pelo utilizador.

#5 Integração com o weboffice
Dá a liberdade aos utilizadores de editarem e atualizarem documentos diretamente na aplicação, sem necessidade de fazer download/upload. Se o documento estiver com o check-in ativo para o primeiro utilizador, o próximo utilizador recebe uma notificação a informar que o documento está a ser editado.

Quantos de nós já passamos longos minutos em espera numa chamada, que acabamos por desligar antes de ser atendida?

Pedir uma informação, marcar uma consulta ou fazer uma reserva, revela-se na maioria das vezes um enorme desafio. Quantos de nós já passamos longos minutos numa chamada que acabamos por desligar, vencidos pelo cansaço do tempo de espera? Se por um lado enquanto clientes ficamos insatisfeitos por não cumprir com o nosso objetivo, por outro lado temos empresas e colaboradores sob pressão por não conseguirem dar resposta às necessidades destes mesmos clientes.
 

A SOLUÇÃO
 

Para melhorar a experiência do atendimento telefónico, reduzir a frustração do cliente e aumentar a rapidez e eficiência do prestador do serviço, a IPBRICK vai lançar com a versão 7.0 uma solução de Voicebot. O assistente virtual da IPBRICK vai ajudar as empresas/organizações a otimizar o fluxo de chamadas, com recurso a técnicas de inteligência artificial.

Se o Chatbot foi já um primeiro avanço na forma de comunicar com o cliente, modificando o cenário do atendimento. O Voicebot vem revolucionar todo o atendimento de chamadas de voz.
 

A EVOLUÇÃO

A solução de Voicebot IPBRICK consegue entender a linguagem utilizada pelo cliente, compreende a sua intenção e dá-lhe uma resposta imediata, sem longos tempos de espera. Esta revolução no atendimento aumenta a satisfação dos clientes que estão cansados de passar horas ao telefone para resolver questões simples, e as empresas conseguem que os seus colaboradores se mantenham dedicados ao atendimento de questões mais complexas. Graças a esta tecnologia é possível manter uma conversa direta entre o utilizador e o sistema, que reconhece as suas dúvidas, encontra as respostas e as transmite de imediato ao cliente, imprimindo uma enorme agilidade à comunicação.

Mantenha-se atento, brevemente iremos lançar mais novidades sobre o assistente virtual da IPBRICK!