A assinatura manuscrita de documentos já não é "desculpa" para a circulação de pessoas. A assinatura digital, com validade legal, simplifica a recolha destas assinaturas e reduz o tempo para a finalização dos processos.

Mais do que nunca e, atendendo ao próprio constrangimento na circulação de pessoas, é imperativo que a Transformação Digital nas organizações passe também pela desmaterialização das assinaturas. Ou seja, os documentos que precisam ser assinados, deixam de circular em suporte papel, e passam a circular em formato eletrónico. Simultaneamente, as ações necessárias sobre esses mesmos documentos, nomeadamente as assinatuas, passam a ser feitas de forma eletrónica, com total garantia da sua validade legal.

Esta possibilidade de desmaterialização das assinaturas confere à gestão dos processos uma eficiência e rapidez fundamental, e é reconhecida como uma necessidade transversal a quase todos os setores de atividade, nomeadamente a Saúde, Banco, Hotelaria, Recursos Humanos, Advocacia, e outros.

São vários os exemplos da importância da assinatura digital, para a agilização dos processos. Na área da saúde, a recolha do consentimento informado do paciente, por meio da assinatura de um documento em formato eletrónico permite, não só que o papel seja eliminado, como assegura a validade do documento para efeitos do cumprimento com a legislação de proteção de dados pessoais. Além disso, a informação mantida em formato eletrónico é facilmente acessível e preservável.
 

A solução para a desmaterialização de assinaturas, assente em iPortalDoc, fornece garantias sobre a validade e autenticidade dos documentos assinados.
 

A celebração de negócios à distância, ou até mesmo o recrutamento, que exigem a assinatura de contratos entre as partes, são mais um dos exemplos em que a assinatura digital, imprime uma maior celeridade e agilidade na formalização de todo o processo contratual.

Vantagens da desmaterialização de assinaturas:

• Validade legal;
• Possibilidade de recolha da assinatura com Recurso a Cartão de Cidadão, Certificado Digital ou outros cartões/cédulos profissionais, que dispensam a recolha de uma assinatura em papel;
• Recolha de metadados associados à assinatura (pontos de pressão, velocidade, local, hora e outros), que asseguram a sua fiabilidade;
• Preservação dos documentos e acessibilidade em formato eletrónico
• Ações a realizar sobre os documentos passam a ser automatizadas;
• Redução da utilização de documentos em suporte papel (desmaterialização documental);
• Redução de custos de impressão
• Eliminação de grande parte do arquivo físico (sempre que possível).

Ao utilizarem a solução, as organizações têm ainda possibilidade de usufruir das funcionalidades da gestão Documental e de Processos, tais como: encaminhamento e aprovação de documentos, acesso aos documentos e emails associados, consulta do histórico  e respetivos intervenientes, e muito mais. Tudo isto, salvaguardado por uma gestão de permissões, que garante que o acesso a cada documento pode ser definido pelo processo que segue (workflow), ou pelo tipo de ação que os intervenientes executam no respetivo processo.

Sem ponderar os riscos, um grande número de empresas, seduzidas pela aparente redução de custos, decide alojar ou utilizar os seus sistemas com informação confidencial, em múltiplos serviços partilhados de Cloud Pública.

Numa altura em que as questões de segurança são um dos principais desafios trazidos pela realidade do teletrabalho, é fundamental que as empresas estejam conscientes de que é necessário assegurar que a informação que continuam a produzir, se mantém no domínio interno e, em momento algum, poderá ser acedida por pessoas estranhas à organização.

Assim, para mitigar as vulnerabilidades do teletrabalho, além da consciêncialização dos trabalhadores, é fundamental que as empresas adotem soluções robustas, que assegurem que as ferramentas que utilizam para o trabalho dos seus colaboradores, a troca de informação entre os próprios, os clientes e fornecedores não apresente quebras de confidencialidade, nem põe em causa a própria integridade e continuidade do trabalho da empresa.

Lembre-se que, ao escolher as ferramentas de teletrabalho para a sua empresa, deve assegurar que os direitos de administração, dessas mesmas ferramentas, são propriedade da empresa, ou responsabilidade da pessoa que a empresa escolher para fazera sua administração. Não havendo, em momento algum, a possibilidade de a informação que circula ir parar às "mãos erradas".

IPBRICK... Soluções seguras para as Comunicações empresariais

Com as Soluções para as Comunicações Empresariais da IPBRICK, tem disponível uma plataforma de trabalho colaborativo, o IPBRICK.CAFE, que é um espaço completamente privado e seguro, de onde a informação da empresa, nunca será "roubada". Inclui um sistema de Videoconferência, tão essencial nos dias de hoje, serviço de Voz e Chat Profissional que assegura a comunicação interna e externa, sem disrupções. Disponibiliza também uma solução de Email e Ferramentas Colaborativas, o IPBRICK.MAIL, uma solução de Comunicações Unificadas, o IPBRICK.UCoIP e ainda o iPortalDoc, a solução de Gestão Documental e de Processos, que permite às empresas continuar a gerir de forma desmaterializada os seus processos de trabalho (Financeiro, Recursos Humanos, Comercial, etc).

No dia 5 de maio, a IPBRICK completa 20 anos.

Foi há 20 anos que iniciámos o nosso percurso no mundo das soluções para empresas baseadas em Open Source. Desde então, foram muitos os desafios a que nos propusemos, sendo o primeiro deles a criação do IPBRICK OS, o qual permitiu levar estas soluções a um leque mais alargado de clientes.

Com o tempo, especializámos o IPBRICK OS para que se tornasse uma referência incontornável entre as soluções Open Source dedicadas às Comunicações Empresariais como o IPBRICK.UCoIP, IPBRICK.CAFE, IPBRICK.MAIL e o iPortalDoc.

Sendo a IPBRICK uma empresa de desafios, propusemo-nos ao desenvolvimento das futuras versões do IPBRICK OS v7, IPBRICK.CAFE  e iPortalDoc v7, que irão ser lançadas ainda este ano, em conjunto com as soluções IPBRICK em Cloud Privada (Edge Cloud), cuja instalação e configuração é feita num procedimento quase 100% automatizado. Desta forma, evoluímos para um processo mais automatizado, desassociando-nos assim de servidores físicos e procedimentos que requerem muita intervenção humana.

Fazendo uma retrospetiva breve, conscientes de que foi um longo percurso, aos 20 anos podemos afirmar que a IPBRICK é hoje uma marca que tem sabido acompanhar as tendências do mercado e que é já considerada uma referência, a nível mundial, na área das Comunicações Empresariais.

Muito obrigado a si, aos nossos parceiros e clientes, que nos acompanham e nos ajudaram a construir este percurso e em especial aos nossos colaboradores, do passado e do presente, um obrigado por tornarem mais um aniversário possível.

Somos uma empresa mais feliz por sabermos que continuam desse lado.

A IPBRICK numa parceria com a ARTelecom, e alguns dos seus parcerios de negócio, juntou-se à iniciativa do Governo Português: “Não paramos #estamosOn”, para disponibilizar, sem qualquer custo, às Empresas, Escolas e outras Organizações soluções que lhes permitam assegurar rotinas de trabalho, durante 3 meses.

Ao utilizar as Soluções da IPBRICK saiba que terá disponível uma plataforma de trabalho colaborativo, o IPBRICK.CAFE, que inclui um sistema de Videoconferência, serviço de Voz e Chat Profissional que irá assegurar toda a comunicação. Terá também disponível uma solução de Email e Ferramentas Colaborativas, o IPBRICK.MAIL, uma solução de Comunicações Unificadas, o IPBRICK.UCoIP e ainda o iPortalDoc, a solução de Gestão Documental e de Processos, que permitrá continuar a gerir de forma otimizada e organizada os processos de trabalho (Finaneiro, Recursos Humanos, Comercial, etc). 

A IPBRICK associou-se a esta iniciativa porque acredita que, a utilização das  suas soluções vai dar às Empresas, Escolas e Organizações as condições necessárias para que sejam asseguradas rotinas de trabalho/estudo, ainda que remotamente, como forma de minimizar o impacto futuro.

Na sequência dos mais recentes acontecimentos relacionados com a pandemia do Novo Coronavírus (Covid-19), e da decisão tomada pelo Governo Português de declarar estado de alerta em todo o país, a IPBRICK decidiu ativar a fase II do seu Plano de Contingência, cuja fase I havia sido ativada no passado mês de fevereiro.

Ainda que, felizmente, não se tenha verificado qualquer caso de infeção ou suspeita de contaminação por Coronavírus em elementos da Equipa da IPBRICK, é nosso dever cívico adotar medidas preventivas com vista à contenção deste vírus sem, no entanto, esquecer a necessidade de continuar a assegurar uma adequada operação dos Serviços prestados a Parceiros e Clientes.

Medidas previstas no Plano de Contingência IPBRICK:

A fase I deste plano foi ativada no passado dia 28 de fevereiro e consistiu na implementação de um conjunto de medidas preventivas, relacionadas com procedimentos básicos de higienização, regras de etiqueta respiratória, regulação de reuniões e deslocações em trabalho, bem como de processos de monitorização, comunicação e acompanhamento de possíveis casos suspeitos.

Tendo em conta a mais recente declaração do Governo Português, a IPBRICK decidiu ativar a fase II do seu plano de contingência. Assim, e com efeitos imediatos, implementámos as seguintes medidas adicionais:

• dois terços dos colaboradores de cada equipa passarão a desempenhar as suas funções em regime de teletrabalho e por tempo indeterminado;
• foi restringido o número de colaboradores autorizados a efetuar deslocações em serviço;
• foram proíbidas as visitas às instalações da empresa;
• para contactar com as equipas IPBRICK, deverão ser priveligiados os meios de comunicação por Voz (chamada), Videoconferência, Chat Profissional e Email.

Graças à utilização da tecnologia IPBRICK é possível que 90% da empresa desempenhe funções remotamente, tal como se estivesse no escritório.

Acreditamos, por isso, que estão reunidas todas as condições para que possamos continuar a prestar os nossos serviços, sem um impacto visível na qualidade e tempos de resposta.

Estamos ao dispor de Parceiros e Clientes para os auxiliar naquilo que entenderem necessário para assegurar o correto funcionamento dos serviços sem disrupções.

IPBRICK.CAFE, a plataforma de trabalho colaborativo que inclui um sistema de Videoconferência, serviço de Voz e Chat Profissional que é a solução ideal para quem precisa de trabalhar à distância, como se estivesse no escritório.

O IPBRICK.CAFE ajuda as empresas a adaptar-se aos desafios atuais e futuros, eliminado virtualmente as distâncias e aproximando as empresas, os parceiros de negócio e os clientes. É um software de trabalho colaborativo que permite a comunicação entre colegas de trabalho, ainda que separados fisicamente, ou até mesmo com contactos externos às organizações. Além de um sistema de Videoconferência, Chat Profissional e serviço de Voz permite-lhe aceder a todas as aplicações de trabalho, bem como partilhar e consultar documentos. A área social da aplicação vai permitir mantê-lo a par de tudo o que se passa na sua empresa, seja através de notícias, publicações ou até da realização de questionários.

Ponha um ponto final na execução de tarefas manuais que aumentam a margem de erro e diminuem a eficiência.

A automatização de processos (Comercial, Financeiro, Recursos Humanos e muitos outros), por meio de uma solução de Gestão Documental e de Processos, como o iPortalDoc, consiste na substituição de tarefas manuais por tarefas automatizadas por meio de workflows. Esta automatização, não só, permite transformar a informação que circula em papel, em processos digitais estruturados e mais eficientes, como ainda assegura a diminuição da margem de erro no tratamento dos respetivos processos.

Quanto mais automatizado e estruturado for um processo de trabalho, menor é a margem de erro e, por consequência, maior é a eficiência do próprio processo. Isto porque, em soluções onde a automatização de processos é uma realidade, é o próprio sistema que define as etapas pelas quais o processo deve passar, desta forma evita que os utilizadores possam executar um processo de diferentes formas, uma vez que têm que cumprir as regras definidas no sistema.

Além disso, evita que os departamentos dependam da partilha de informação realizada por outros, por permitir a consulta dessa informação de forma simples e centralizada.

E a sua empresa, já utiliza uma solução de Gestão Documental, como o iPortalDoc, para automatizar os Processos de Trabalho?

O possível vazamento de dados confidenciais de uma empresa representa uma das principais preocupações quando se fala em segurança da informação.

Depois de, já há algum tempo, o CERN, a Organização Europeia para a Pesquisa Nuclear, se ter afastado dos produtos da Microsoft devido aos elevados custos de licenciamento, é agora a vez do CERN substituir o Facebook Workplace por alternativas Open Source, por ter dúvidas quanto à privacidade dos dados que circulavam na rede. 

O IPBRICK.CAFE apresenta-se como a alternativa ao Facebook Workplace. É um espaço completamente privado e seguro, de onde a informação da empresa, nunca será "roubada". Os direitos de administração serão sempre propriedade da sua empresa, ou da pessoa que a empresa escolher, para fazer a administração da solução. Não havendo, em momento algum, a possibilidade de a informação das empresas ir parar às "mãos erradas". 
É sabido que, à semelhança da preocupação do CERN, o possível vazamento de dados confidenciais continua a inquietar as empresas, na hora de escolherem as suas aplicações de trabalho. No entanto, um grande número de empresas, aliciadas pela aparente redução de custos, continua a alojar, ou a utilizar, os seus sistemas, com informação confidencial, em múltiplos serviços partilhados de Cloud Pública, sem muitas vezes terem a noção de que esta mudança deixa a informação, mais importante que ali se produz, fora do domínio interno e, portanto, suscetível de ser acedida por pessoas estranhas à organização. 

Além da área social, com a qual já está familiarizado o IPBRICK.CAFE integra ainda as comunicações por Voz, Videoconferência, Chat Profissional e Email, permite-lhe partilhar documentos, com um ou vários utilizadores, criar notícias, grupos de trabalho (chat), fazer inquéritos ou aceder às suas aplicações de trabalho, tudo num único ambiente. 

Conheça aqui todas as potencialidades da solução.

Hoje em dia vivemos num mundo globalizado e de constante transformação. O desenvolvimento tecnológico e o aumento do fluxo de informações, gerou em muitas empresas a necessidade de reorganizar a gestão de funcionamento das mesmas.

A criação de um sistema de gestão documental surge como grande vantagem para as organizações que procuram otimizar as suas práticas organizacionais.

Este sistema foi criado para auxiliar todo o tipo de organizações na gestão e automatização de processos. É uma ferramenta tecnológica que lhe permite submeter documentos de qualquer departamento da sua empresa. A segurança e a confidencialidade dos processos aqui inseridos, é uma das garantias que o sistema documental iPortalDoc lhe entrega. Informações de elevada importância são fielmente protegidas e serão acessíveis apenas a quem seja atribuída essa permissão.

fonte: Rádio Renascença - https://bit.ly/37W8sbj

Ainda numa primeira fase do projeto são já, cerca de, 70 os utilizadores da Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, na Gabriel Couto.

Com mais de 70 anos, a Gabriel Couto é uma empresa de referência na construção civil e obras públicas. De uma pequena unidade económica, de relevância apenas local, evoluiu para uma organização que faz atualmente parte dos rankings das empresas de maior referência no setor e com atividade em três continentes. Posição essa que conseguiu de uma forma sustentada, graças ao apoio incondicional, que reconhece, dos seus colaboradores, que são já, cerca de 800 e lhes permitiu diversificar a oferta de produtos e serviços e apostar em novos mercados.

Com os objetivos de desmaterialização dos processos contabilísticos, de redução do lead time do processo e de uniformização de procedimentos, quer em Portugal quer nas várias sucursais, foi implementada em 2019 uma Solução de Gestão Documental e de Processos, o iPortalDoc com integração ERP SAP e utilização de OCR. Dos vários processos implementados destaque para o Processo Financeiro "Fornecedores", onde foram também desenvolvidas tarefas automáticas para a associação de documentos do processo Auto de Sub-Empreitada à Fatura Fornecedor, eliminando, assim, a necessidade de circulação de papel. Uma vez detetado o número do Auto de Sub-Empreitada, o iPortalDoc irá automaticamente associá-los, caso já exista no iPortalDoc. Se o Auto de Sub-Empreitada não existir, será associado posteriormente, de forma automática, assim que der entrada no sistema.

A implementação do iPortalDoc apresenta ainda outras vantagens relevantes. Realçamos, por um lado, a integração entre o iPortalDoc e o ERP SAP, que permite criar um link de acesso direto ao documento do iPortalDoc a partir do registo em SAP, reduzindo desta forma os custos no acesso à informação, e por outro lado, a utilização do OCR do iPortalDoc, que no caso dos templates Cheque, permite uma integração e arquivo imediato dos documentos.

Para a Gabriel Couto, o investimento numa ferramenta de gestão de processos, como o iPortalDoc, é considerada fundamental para melhorar o controlo e reduzir o lead time dos processos contabilísticos, permitindo assim alicerçar um sistema de gestão mais adequado aos desafios futuros.