Considerada uma das regiões turísticas mais importantes de Portugal e da Europa, o Algarve é conhecido pelo seu clima temperado mediterrânico, os seus invernos amenos e curtos, e os verões longos, quentes e secos. Águas tépidas e calmas, paisagens naturais de cortar a respiração, um vasto património histórico e etnográfico, e uma deliciosa gastronomia, fazem desta região uma das mais procuradas pelos turistas.
A IPBRICK em parceria com a Algardata, apoiou 8 juntas de freguesia do Algarve [Aljezur, S. Brás de Alportel, Quelfes, Vila do Bispo e Raposeira, S. Gonçalo de Lagos, Alcantarilha e Pêra, Algoz e Tubes, e Moncarapacho e Fuseta], na implementação do Balcão de Atendimento Online, assente em iPortalDoc, o sistema de Gestão Documental e de Processos da IPBRICK. A implementação do Balcão Online pretendia aproximar os cidadãos dos serviços Administrativos, permitindo uma maior facilidade de comunicação entre os cidadãos e a freguesia.

A SOLUÇÃO 
 

Com a implementação do Balcão Virtual Online, assente em iPortalDoc, as oito juntas de freguesia do Algarve passaram a tratar, de forma virtual, os vários processos que anteriormente obrigavam os cidadãos a deslocar-se às juntas, para solicitar presencialmente um conjunto de informações e documentos oficiais. Dos vários processos tratados no Balcão Virtual Online, destacam-se: Pedido de Informação, Pedido de Salão, Pedido de Transporte e Sugestões. Também a Correspondência Enviada e Recebida, das juntas, passou a ser tratada no Balcão Virtual, evitando a utilização de papel e, por sua vez, a necessidade de circulação de informação em suporte papel. 
 

O RESULTADO
 

Graças à implementação do Balcão Virtual Online, toda a Correspondência que chega às juntas de freguesia é digitalizada e circula de forma desmaterializada. Facilitando a comunicação dos munícipes com o executivo, e do executivo com os munícipes. Além disso, automatizou e reduziu o tempo de tratamento de um conjunto de informações e documentos oficiais, que são agora pedidos e geridos via Balcão Eletrónico.
Com a implementação do Balcão Eletrónico, as juntas de freguesia conseguiram reduzir o consumo de papel, dar início à desmaterialização dos processos das freguesias e aproximar os cidadãos dos serviços administrativos. Representando também uma inovação e otimização dos recursos. Este investimento contou com recurso a financiamento europeu, tendo sido o projeto apoiado pelo CRESC Algarve 2020.

Webinar Comercial 

10 de Outubro | quarta-feira |10h00
Tema: CRM (Customer Relationship Management) - Efetue uma gestão eficaz dos seus clientes, com o registo de toda a troca de comunicações no CRM
Consulta de entidades e informações associadas; registo de oportunidades (propostas/orçamentos) e informações associadas; histórico associado a cada entidade - reuniões efetuadas, oportunidades de negócio, chamadas efetuadas e emails trocados; planeamento e registo de reuniões e chamadas telefónicas e respetiva associação a uma entidade ou oportunidade; criação de campanhas; relatórios de acompanhamento de contas/entidades e obtenção de relatórios de acompanhamento da relação de propostas adjudicadas, não adjudicadas, bem como as que aguardam adjudicação.

24 de Outubro | quarta-feira | 10h00
Tema: Conselho de Administração Digital - Prepare com antecedência as reuniões de Conselho de Administração
Criação de ordens de trabalho; criação da agenda e envio de notificação para o Conselho de Administração; criação da ata e envio para aprovação.

 

Webinar Técnico
 

11 de Outubro | quinta-feira | 10h00
Tema: CallCenter - Estatísticas e qualidade de serviço
Dashboard; estado das filas de atendimento, utilizadores e grupos de utilizadores; estatísticas; e produtividade.

25 de Outubro | quinta-feira | 10h00
Tema: CallCenter - Configurações adicionais
Tratamento de chamadas não atendidas (unreturned calls); configurações gerais; layout; gestão de filas; gestão de pausas; relatórios; e servidor dedicado à consulta de estatísticas/ reporting.

Se pretende participar nos Webinars mas não recebeu convite, por favor, responda a este email indicando-nos em que Webinars pretende participar. Posteriormente enviar-lhe-emos o convite.

Aproveite para rever os Webinars realizados até à data, na playlist "Webinars" no canal do Youtube da IPBRICK.

A sua organização já enviou emails com anexos importantes e acabou por lhe perder o rasto ou até mesmo deixar de controlar o histórico dessa troca de emails? 

Com o iPortalDoc pode encaminhar um ou vários documentos em simultâneo, seja para utilizadores da solução ou para utilizadores externos. Os encaminhamentos entre utilizadores da solução ficam registados e disponíveis para consulta no esquema cronológico do documento, e os encaminhamentos externos registados nos emails associados. Desta forma poderá a qualquer altura consultar o histórico de movimentos dos seus documentos.

Além disso, pode ainda encaminhar documentos com tarefas para executar. O utilizador será notificado via email da necessidade de executar determinada ação sobre o documento. Assim que a tarefa for executada o utilizador será notificado.

É com enorme orgulho que anunciamos que já se encontra online o novo website da solução de Gestão Documental, iPortalDoc!

Além da aparência moderna e melhor usabilidade, tentámos que a sua experiência de navegação fosse melhorada e procurámos disponibilizar mais e  melhores conteúdos acerca da solução.

O nosso objetivo, passou por desenvolver uma ferramenta que se adaptasse a todos os ecrãs e que incorporasse as práticas mais recentes em termos digitais, como um menu simples, design clean e manuseamento intuitivo.

O novo website disponibiliza informação acerca do iPortalDoc, referências e rede de parceiros, e apresenta ainda uma área de notícias, que mensalmente será atualizada com conteúdos recentes sobre a solução.

Este é ainda um projeto em construção, por isso contamos com cada um dos nossos utilizadores, para nos fazer chegar sugestões de melhoria!

Estamos ligados. Desfrute da visita!

Webinar Comercial 

19 de Setembro | quarta-feira |10h00
Tema: Gestão de emails no iPortalDoc: Saiba como gerir eficazmente os seus emails
Arquivar e classificar emails; organizá-los na hierarquia de pastas por dia e mês; e associação automática de emails a documentos e processos, bem como a entidades e oportunidades do CRM.  
Mail Archiving: acesso à lista de emails por responder e pesquisa de emails por assunto, data, corpo, destinatário e remetente.
 

Webinar Técnico
 

27 de Setembro | quinta-feira | 10h00
Tema: CallCenter: Instalação e configuração base
Gestão de utilizadores, agentes e supervisores; gestão de telefones e filas de espera; e opções de configuração e login no CallCenter.

Para poder participar deverá responder a este email, indicando-nos em que webinars pretende inscrever-se. Posteriormente, enviar-lhe-emos o convite para que possa registar a sua participação. 

Aproveite para rever os Webinars realizados até à data, na playlist "Webinars" no canal do Youtube da IPBRICK.

Lembra-se, há uns anos atrás, da dificuldade que era encontrar um documento numa pilha de papéis?

Agora, encontrar documentos numa plataforma de Gestão Documental é muito mais fácil e rápido. Aliás, o iPortalDoc disponibiliza-lhe diferentes tipos de pesquisa para encontrar documentos de forma simples e eficiente.

Conforme a pesquisa que efetuar, quer seja básica ou avançada, o iPortalDoc devolve-lhe todos os documentos que existirem no sistema, de acordo com os campos de pesquisa que selecionou.

Por isso, não se preocupe, sempre que precisar de pesquisar um documento, no iPortalDoc há várias formas simples e automáticas de o encontrar em poucos segundos!

Assista ao vídeo e veja como é fácil pesquisar documentos no iPortalDoc.

Reveja ou assista, pela primeira vez, ao ciclo de Webinars Comerciais e Técnicos que a IPBRICK organizou durante o mês de julho. 

Durante os Webinars Comerciais falou-se da utilização do iPortalDoc e de que forma a solução abrange diferentes áreas de negócio em diferentes setores de atividade. Falou-se ainda do Impacto da utilização do IPBRICK.CAFE, a Rede Social Corporativa, na Administração Pública.

Clique para assistir: Como usar o iPortalDoc

Clique para assistir: Como pode o iPortalDoc ajudá-lo a gerir os seus processos de negócio?

Clique para assistir: IPBRICK.CAFE, o impacto de uma Rede Social Corporativa na Administração Pública

Durante os Webinars Técnicos foi apresentado o IPBRICK.UCoIP mais ligado à gestão de funcionalidades da área de VoIP.

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Grupos de Atendimento

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Gestão de Filas de Espera e Callback

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Atendimento Interativo (IVR) e Classes de Acesso

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Gestão de Rotas SIP 

Em setembro regressam os Webinars da IPBRICK com novos temas.

Assegure que as suas ações continuam a ser executadas mesmo que tenha que se ausentar do escritório por um determinado período de tempo, seja por motivo de férias, doença, licença parental ou outros.

No iPortalDoc deverá indicar quem é o utilizador, ou utilizadores, que o irá substituir na execução das suas ações, indicar o período de tempo durante o qual estará ausente e, se assim o entender, o motivo da sua ausência.

Desta forma, garante que, mesmo estando fora do escritório, não tem com o que se preocupar, porque as suas ações nunca ficarão por tratar.

Para que tire maior partido de algumas funcionalidades das soluções que constituem o IPBRICK Magic Wall - Comunicações Unificadas, Email e Ferramentas Colaborativas, Gestão de Documentos e Processos e a Rede Social Corporativa - preparámos um conjunto de pequenos vídeos que o vão ajudar a fazer uma utilização mais eficaz das soluções.

Aceda à playlist "IPBRICK.DICAS" no canal do YouTube da IPBRICK e assista aos vídeos. 


IPBRICK.DICAS | iPortalDoc | Gestão de Documentos e Processos
- Atualizar documentos
- Associar documentos
- Ligar documentos
- Partilhe Documentos a partir do iPortalDoc para o IPBRICK.CAFE
- Adicionar comentários aos processos
- Pesquisa avançada
- Encaminhar vários documentos em simultâneo
- Acesso rápido aos documentos
- Agendar ações pendentes

IPBRICK.DICAS | IPBRICK.CAFE | Rede Social Corporativa
- Videoconferência
- Barra UCoIP
- Publicação de notícias
- Votações
- Favoritos

IPBRICK.DICAS | IPBRICK.UCoIP | Comunicações Unificadas
- Página UCoIP

IPBRICK.DICAS | IPBRICK.MAIL | Email e Ferramentas Colaborativas
- Agendamento de reuniões

Aproveite para subscrever o canal da IPBRICK no YouTube e garanta que acompanha sempre o lançamento de novos vídeos.

Gerir as marcações de férias revela-se muitas vezes um enorme desafio. Para o ajudar a efetuar uma gestão eficiente das férias dos colaboradores, utilize o Processo de Recursos Humanos, Férias, do iPortalDoc. 

Para a marcação de férias, deve preencher o formulário disponível no iPortalDoc, indicando os dias pretendidos, e, de seguida, encaminhar para aprovação superior.

O responsável pela aprovação deve aprovar as férias ou, notificá-lo de que deve efetuar alterações aos dias que marcou. É ainda possível cruzar informação dos dias de férias já agendados no mapa geral de férias dos colaboradores, sabendo exatamente os dias que cada colaborador já tem aprovados e os que ainda se encontram por aprovar.